De urenstaten zijn een belangrijk document bij het declareren van kosten binnen Interreg projecten. Om deze veilig en vertrouwd te kunnen ondertekenen, starten we met een proef met de oplossingen van <a href="https://www.validsign.eu/">Validsign.</a> Dit bedrijf heeft veel ervaring met het elektronisch ondertekenen en is complaint met de eIDas regelgeving dat op Europees niveau digitale toegang en identificatie bewaakt.&nbsp;<img src="https://cms.industri4-interreg.eu/uploads/validsign_sm_3250663b20.png" alt="validsign-sm.png" srcset="https://cms.industri4-interreg.eu/uploads/thumbnail_validsign_sm_3250663b20.png 245w," sizes="100vw" width="380" height="114">Hoe werkt dit?De eerste stappen in het proces zijn identiek aan de huidige <a href="https://cms.industri4-interreg.eu/uploads/2_Quickquide_Administratie_3f158cfe68.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">systematiek</a>&nbsp;. Tijdens een declaratieronde dien je jou urenstaten in middels het daarvoor bestemde declaratieformulier. De stappen zijn als volgt:&nbsp;<ol><li>Dien je urenstaten samen in met het <a href="https://cms.industri4-interreg.eu/uploads/4_3_E_Ondertekenen_E_Zeichnen_NL_DE_KPF_INDUSTR_I4_0_d71b9dc39d.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">Formulier Elektronisch ondertekenen</a>&nbsp;. Zorg ervoor dat de extensie niet wijzigt en het Excelformat betreft.</li><li>Nadat de <a href="https://cms.industri4-interreg.eu/uploads/Interreg_urenstaat_2024_INDUSTR_I4_0_validsign_50545d85ff.xlsx" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">urenstaten</a> zijn gecontroleerd wordt het bestand door ons ingeladen in Validsign. Iedere ondertekenaar (op basis van het formulier) wordt aangewezen en ontvangt een tekenverzoek per mail.</li><li>Open de link in de mail en onderteken de (verschillende) pagina(’s) met een klikhandtekening.</li><li>Nadat iedereen heeft ondertekent, krijgt u een bevestiging. U kunt van hieruit uw documenten downloaden ter archivering. Wij ontvangen automatisch een kopie.</li></ol>Voordelen elektronisch ondertekenen?Aan het elektronisch ondertekenen zitten meerdere voordelen:<ul style="list-style-type:disc;"><li>U bespaart veel tijd, de klikhandtekening is binnen 1 minuut gezet. Dit is eenvoudiger dan printen, tekenen, scannen en opsturen.</li><li>U hoeft niet meer zelf het proces te bewaken of iedereen wel zijn/haar handtekening heeft gezet.</li><li>Het bewaren van origineel getekende stukken is verleden tijd, wij slaan automatisch uw getekende versie op.</li><li>Elk getekend document wordt voorzien van een bewijsdocument, zodat we kunnen verifiëren wie wanneer heeft getekend.</li><li>Het past binnen de digitale doelen die wij vanuit het KPF INDUSTR_I4.0 nastreven.&nbsp;</li></ul>Wanneer gebruiken?Bij de eerstvolgende declaratieronde kunt u al gebruik maken van deze mogelijkheid. Na deze ronde volgt nog een korte evaluatie. De deadlines voor de eerstvolgende declaratieronde zijn als volgt:<ul style="list-style-type:disc;"><li>Kosten over periode t/m december 2024</li><li>Concept declaratie indienen voor 21 januari 2024</li><li>Definitieve declaratie indienen voor 14 februari 2024</li></ul>Tussen de conceptdeclaratie en definitieve declaratie kunt u feedback van ons verwachten. Als alles direct akkoord wordt bevonden krijgt u van ons automatisch het verzoek voor het zetten van de handtekeningen.&nbsp;Let op!&nbsp;De e-mails voor het zetten van de handtekeningen worden verstuurd vanuit een Validsign domein.&nbsp;&nbsp;

Kosten declareren en elektronisch ondertekenen